Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) ist: Dogan Spirit Mind UG (haftungsbeschränkt) Lorsbacher Straße 56a 65719 Hofheim am Taunus Deutschland E-Mail: support@the-spirit-mind.com Web: www.the-spirit-mind.com Bei allen Fragen und Anliegen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte direkt an die oben genannte E-Mail-Adresse. 2. Datenschutzbeauftragter

Es wurde kein Datenschutzbeauftragter bestellt. Die datenschutzrechtliche Verantwortung obliegt unmittelbar der Geschäftsführung des Verantwortlichen. Betroffene können sich bei Datenschutzanliegen jederzeit an support@the-spirit-mind.com wenden. 3. Gegenstand und Zwecke der Datenverarbeitung

3.1 Beschreibung der Plattform

Spirit Mind KI (www.the-spirit-mind.com) ist eine cloudbasierte KI-Plattform, die ihren Nutzern Zugang zu KI-gestützten Coaching-Sessions sowie personalisierten KI-Assistenten ermöglicht. Die Plattform richtet sich primär an Privatpersonen (Coaching-Kunden, Kursteilnehmer) sowie sekundär an Geschäftskunden (B2B). Die Plattform basiert auf der technischen Infrastruktur der aven8.ai-Plattform, die von der Anova GmbH als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO betrieben wird. Der Lizenznehmer – die Dogan Spirit Mind UG (haftungsbeschränkt) – ist datenschutzrechtlich Verantwortlicher gegenüber den Endnutzern. 3.2 Verarbeitungszwecke

Personenbezogene Daten werden zu folgenden Zwecken verarbeitet: Bereitstellung der Plattform: Zugang zu KI-gestützten Coaching-Sessions und personalisierten KI-Assistenten Nutzerverwaltung und Authentifizierung: Registrierung, Login, Kontoverwaltung Verarbeitung von Nutzeranfragen: Weiterleitung von Eingaben an KI-Sprachmodelle und Rückgabe der generierten Antworten Dokumentenverarbeitung: Speicherung und Verarbeitung hochgeladener Dokumente zur Anreicherung der KI-Wissensbasis (Retrieval-Augmented Generation) Kommunikation: Beantwortung von Support- und Datenschutzanfragen E-Mail-Marketing: Versand von Newslettern und Marketing-E-Mails über ActiveCampaign (nur mit Einwilligung) Zahlungsabwicklung: Verarbeitung von Zahlungen über Stripe Technische Administration und Sicherheit: Betrieb, Wartung, Fehlerbehebung und Missbrauchsprävention

4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Basis folgender Rechtsgrundlagen gemäß Art. 6 DSGVO: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung): Verarbeitung zur Bereitstellung der Plattform, Nutzerverwaltung, Authentifizierung, Dokumentenverarbeitung und Zahlungsabwicklung Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung): Versand von Newslettern und Marketing-E-Mails über ActiveCampaign; die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung): Aufbewahrung von Zahlungs- und Buchungsdaten gemäß handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungsfristen (HGB, AO) Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen): Verarbeitung von Logdaten und Metadaten zur Sicherstellung des sicheren und stabilen Plattformbetriebs, zur Missbrauchsprävention und zur Fehlerbehebung

5. Kategorien personenbezogener Daten

Im Rahmen der Nutzung der Plattform Spirit Mind KI werden folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet: Kontaktdaten: Name, E-Mail-Adresse Anmeldedaten: Nutzername, Passwort (ausschließlich als sicherer Hash gespeichert) Chatverläufe: Nutzereingaben (Prompts) und KI-generierte Antworten Hochgeladene Dokumente: Inhalte von durch den Nutzer hochgeladenen Dateien (z. B. PDFs, Textdokumente) Nutzungs- und Logdaten: Zugriffszeitpunkte, genutzte Funktionen, Sitzungsdaten, Fehlermeldungen Metadaten: IP-Adressen, Zeitstempel, Browser- und Geräteinformationen Zahlungsdaten: Zahlungsrelevante Daten (werden über Stripe verarbeitet; vollständige Zahlungsdaten wie Kreditkartennummern werden ausschließlich bei Stripe gespeichert und nicht auf unseren Systemen) Besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO (z. B. Gesundheitsdaten, biometrische Daten) werden nicht gezielt verarbeitet. Nutzer werden darauf hingewiesen, keine derartigen Daten in die Plattform einzugeben. 6. Empfänger und Auftragsverarbeiter

6.1 Auftragsverarbeiter und Unterauftragnehmer

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt teilweise durch externe Dienstleister, die als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO tätig sind. Mit allen Auftragsverarbeitern wurden entsprechende Auftragsverarbeitungsverträge abgeschlossen. Primärer Auftragsverarbeiter: Die technische Infrastruktur der Plattform wird durch die Anova GmbH (Betreiberin der aven8.ai-Plattform) als Auftragsverarbeiter bereitgestellt. Die Anova GmbH setzt ihrerseits folgende Sub-Auftragsverarbeiter ein, an die personenbezogene Daten im Rahmen der Leistungserbringung weitergegeben werden können: Kategorie Leistung Drittlandübermittlung LLM-Anbieter (USA) Sprachmodell-Schnittstelle (z. B. Anthropic/Claude, OpenAI/GPT) Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO (Standardvertragsklauseln) KI-Logik-Anbieter (EU-ansässig) Bereitstellung der KI-Infrastruktur Keine Drittstaatenübermittlung Cloud-/File-Storage (EU) Datenspeicherung, Schnittstellen Keine Drittstaatenübermittlung Interne IT-Infrastruktur (DE) Hosting, Serverinfrastruktur Keine Drittstaatenübermittlung Eine aktuelle Liste aller Sub-Auftragsverarbeiter der Anova GmbH kann jederzeit unter support@the-spirit-mind.com angefragt werden. 6.2 Weitere Auftragsverarbeiter

Zusätzlich zur aven8-Infrastruktur werden folgende externe Dienste eingesetzt: ActiveCampaign (ActiveCampaign, LLC, 1 N Dearborn St, Chicago, IL 60602, USA)

Zweck: E-Mail-Marketing, Newsletter-Versand, CRM Rechtsgrundlage der Übermittlung: Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO (Standardvertragsklauseln) sowie ggf. Art. 45 DSGVO (EU-US Data Privacy Framework, soweit ActiveCampaign zertifiziert) Datenschutzerklärung ActiveCampaign: https://www.activecampaign.com/legal/privacy-policy

Stripe (Stripe Payments Europe, Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland) Zweck: Zahlungsabwicklung Hinweis: Stripe ist in der EU über die irische Gesellschaft ansässig; soweit Daten an die US-Muttergesellschaft übermittelt werden, erfolgt dies auf Basis von Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO Datenschutzerklärung Stripe: https://stripe.com/de/privacy

7. Drittlandübermittlungen

Personenbezogene Daten werden im Rahmen der Nutzung der Plattform in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermittelt, insbesondere in die USA. Dies betrifft insbesondere: LLM-Anbieter (USA): Übermittlung von Nutzeranfragen (Prompts) an KI-Sprachmodelle (z. B. Anthropic/Claude, OpenAI/GPT) zur Generierung von Antworten ActiveCampaign (USA): Übermittlung von Kontaktdaten für E-Mail-Marketing-Zwecke Für diese Übermittlungen bestehen folgende geeignete Garantien gemäß Art. 46 DSGVO: Standardvertragsklauseln (SCC) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO (von der EU-Kommission genehmigte Standarddatenschutzklauseln) EU-US Data Privacy Framework gemäß Art. 45 DSGVO, soweit die jeweiligen Anbieter unter diesem Rahmenwerk zertifiziert sind Nutzer werden darauf hingewiesen, dass trotz dieser Schutzmaßnahmen bei Übermittlungen in die USA ein Restrisiko besteht, da US-Behörden unter bestimmten Umständen (z. B. gemäß FISA Section 702) Zugriff auf Daten verlangen können. Eine Kopie der jeweils anwendbaren Schutzmaßnahmen kann unter support@the-spirit-mind.com angefordert werden. 8. Speicherdauer und Löschkonzept

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen: Nutzerdaten (allgemein): Speicherung für die Dauer der aktiven Vertragsbeziehung; Löschung nach Beendigung des Nutzerkontos, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen Chatverläufe und hochgeladene Dokumente: Löschung mit Beendigung des Nutzerkontos ActiveCampaign (Newsletter): Kontaktdaten werden bis zur Abmeldung vom Newsletter gespeichert; nach Abmeldung erfolgt unverzügliche Löschung aus dem aktiven Verteiler Stripe (Zahlungsdaten): Aufbewahrung für 10 Jahre gemäß handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten nach HGB und AO Logdaten und Metadaten: Löschung nach 30 Tagen Gesetzliche Aufbewahrungsfristen: Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten (insbesondere 6 oder 10 Jahre nach HGB/AO) bestehen, werden die betroffenen Daten bis zum Ablauf dieser Fristen aufbewahrt und anschließend gelöscht

9. Betroffenenrechte

Als betroffene Person stehen Ihnen gegenüber der Dogan Spirit Mind UG (haftungsbeschränkt) folgende Rechte zu: Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie haben das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie haben das Recht, die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen. Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen („Recht auf Vergessenwerden"), soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie haben das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen) erfolgt, jederzeit zu widersprechen. Dies gilt insbesondere für die Verarbeitung zu Direktmarketingzwecken. Widerrufsrecht (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht (z. B. Newsletter-Versand), haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: support@the-spirit-mind.com Wir werden Ihre Anfrage innerhalb eines Monats nach Eingang beantworten. Bei komplexen oder zahlreichen Anfragen kann diese Frist um weitere zwei Monate verlängert werden; wir werden Sie in diesem Fall informieren. 10. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich gemäß Art. 77 DSGVO bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren. Die für die Dogan Spirit Mind UG (haftungsbeschränkt) zuständige Aufsichtsbehörde ist: Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (HBDI) Postfach 3163 65021 Wiesbaden www.datenschutz.hessen.de Alternativ können Sie sich auch an die Datenschutz-Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts oder Arbeitsplatzes wenden. 11. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Die KI-Antworten, die Sie über die Plattform erhalten, stellen algorithmisch generierte Inhalte dar und sind als Unterstützungswerkzeug zu verstehen. Verbindliche Entscheidungen werden ausschließlich durch Menschen getroffen. 12. Transparenz zum Einsatz künstlicher Intelligenz

Gemäß Art. 50 der EU-Verordnung über künstliche Intelligenz (EU AI Act) 12.1 KI-Systeme auf dieser Plattform

Die Plattform Spirit Mind KI setzt Large Language Models (LLMs) zur Verarbeitung von Nutzeranfragen und zur Generierung von Textantworten ein. Dies betrifft insbesondere die KI-gestützten Coaching-Sessions und die personalisierten KI-Assistenten. 12.2 Funktionsweise

Ihre Eingaben (sog. Prompts) werden über die technische Infrastruktur der Anova GmbH an KI-Sprachmodelle externer Anbieter (z. B. Anthropic/Claude, OpenAI/GPT) übermittelt. Diese Modelle generieren algorithmisch Antworten, die ohne redaktionelle Kontrolle durch einen Menschen vor Auslieferung an Sie bereitgestellt werden. 12.3 Technische Limitationen

Trotz umfangreicher technischer Schutzmaßnahmen können sogenannte „Halluzinationen" – d. h. faktisch inkorrekte, unvollständige oder erfundene Ausgaben – durch KI-Systeme nicht vollständig ausgeschlossen werden. Wir empfehlen ausdrücklich: KI-generierte Inhalte kritisch zu hinterfragen: Bei wichtigen Entscheidungen (insbesondere im Coaching-Kontext) die Ausgaben eigenständig zu verifizieren KI-Antworten nicht als professionelle Beratung (medizinisch, rechtlich, finanziell) zu verstehen

12.4 Verantwortung

Die Dogan Spirit Mind UG (haftungsbeschränkt) ist als Betreiber der Plattform Spirit Mind KI verantwortlich für die ordnungsgemäße Konfiguration und den bestimmungsgemäßen Einsatz der KI-Systeme. Die technische Bereitstellung der Sprachmodelle erfolgt durch die in Abschnitt 6 genannten Auftragsverarbeiter. 12.5 Kein KI-Training mit Nutzerdaten

Gemäß dem mit der Anova GmbH abgeschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist die Anova GmbH sowie alle eingesetzten Sub-Auftragsverarbeiter ausdrücklich nicht berechtigt, personenbezogene Daten der Nutzer für die Entwicklung, das Training oder die Weiterentwicklung von KI-Modellen zu verwenden. 13. Änderungsvorbehalt und Aktualität

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen, geänderte Leistungen oder Änderungen der Datenverarbeitung anzupassen. Bei wesentlichen Änderungen werden registrierte Nutzer per E-Mail informiert. Die jeweils aktuelle Fassung dieser Datenschutzerklärung ist stets abrufbar unter: www.the-spirit-mind.com Stand dieser Datenschutzerklärung: Juli 2026